Dortmund: Beratung kostet 6,39 Mio. Euro
Dortmund zahlt für Beratung bei der neuen Verwaltungssoftware 6,39 statt 3,04 Mio. Euro, doch der Bericht an den Ausschuss nennt „keine“ Kostenfolgen
Was ist passiert?
Die Stadt Dortmund stellt ihre Verwaltungssoftware auf SAP S/4HANA um, die neue Generation des Programms, mit dem unter anderem der städtische Haushalt geführt wird. Für die Eigenbetriebe lief das Projekt zum 1. Januar 2026 an, für die Kernverwaltung soll der Echtbetrieb zum 1. Januar 2028 folgen. Als Berater begleitet die IT-Dienstleisterin rku.it das Vorhaben seit Oktober 2022.
Damals lag der Vertrag bei rund 3,04 Mio. Euro. Inzwischen steht in der Vorlage ein Gesamtbetrag von rund 6,39 Mio. Euro. Dazwischen liegen ein Change Request 2024 über 664.000 Euro, ein Nachtragsvertrag 2025 über rund 2,06 Mio. Euro und ein Nachtrag 2026 über 630.000 Euro. Zusammen sind das gut 3,3 Mio. Euro Mehrkosten, der ursprüngliche Betrag hat sich also mehr als verdoppelt (6,39 Mio. geteilt durch 3,04 Mio. ergibt rund 2,1). Ein zweiter Nachtrag steht laut Vorlage ohnehin „kurz vor Abschluss“, die Vertragslaufzeit soll bis Mitte 2028 reichen.
Rechnet man den Gesamtbetrag auf die rund 68 Monate von Oktober 2022 bis Mitte 2028 um, kostet die Beratung im Schnitt etwa 94.000 Euro pro Monat.
Der Statusbericht für den Fachausschuss, der ihn nur zur Kenntnis nehmen soll, führt bei den finanziellen Auswirkungen das Wort „Keine“. Warum die Kosten stiegen, steht nirgends in dem Papier. Dabei steckt die Kernverwaltung, für die der größte Teil der Arbeit noch bevorsteht, erst in der Feinkonzeption. Das abgestimmte Konzept ist für den 30. November 2026 vorgesehen, die Test- und Schulungsphasen sollen erst Anfang 2027 beginnen. Als Risiken nennt die Vorlage selbst mögliche Verzögerungen bei Abstimmungen und Datenmigration.
Kritik
Wer einen Beratungsvertrag in drei Schritten von 3,04 auf 6,39 Mio. Euro anwachsen lässt, während die Kernverwaltung noch nicht einmal in die Testphase eingetreten ist, plant offenkundig zu knapp und zu optimistisch. Bei einem Projekt, dessen Risiken die Stadt selbst einräumt, ist mit weiteren Nachträgen zu rechnen. Der Stadt sollte klar sein, dass eine Verdopplung der Kosten für externe Beratung keine Nebensache ist. Vor dem nächsten Nachtrag gehören ein verbindlicher Kostendeckel und eine Prüfung, welche Aufgaben die eigene Verwaltung selbst übernehmen kann.
02788-26: Gesamtstädtisches Projekt "Umstellung auf SAP S/4HANA" - Statusbericht Q3/2026, Ratsinformationssystem der Stadt Dortmund, 10. September 2026. Zahlen gegen die Vorlage geprüft, gerechnete Werte nachgerechnet. Maßgeblich ist der Stand der Vorlage; spätere Beschlüsse sind nicht berücksichtigt.