2 Millionen Euro für zu späten Umstieg
Ingolstadts Stadtbetriebe zahlen 2 Millionen Euro für neue Buchhaltungs-Software, die erst 9 Monate nach Ende der Wartung kommt
Was ist passiert?
Die Ingolstädter Kommunalbetriebe, eine Anstalt des öffentlichen Rechts der Stadt, arbeiten gemeinsam mit den Stadtwerke Beteiligungen und der COM-IN GmbH seit 2005 mit der Verwaltungssoftware SAP ERP. Über sie laufen Finanz- und Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Materialwirtschaft und Rechnungsstellung. Nun stellt SAP den Support für dieses System nur noch befristet bis 2027 bereit. Neue Funktionen, gesetzliche Anpassungen und Sicherheitsupdates gibt es künftig nur noch für den Nachfolger S/4HANA. Die Umstellung sei deshalb „zwingend erforderlich“, um einen sicheren und gesetzeskonformen Betrieb zu gewährleisten, so die Vorlage.
Der Verwaltungsrat sollte im Juni 2026 eine Kostenbeteiligung von bis zu 2.000 TEUR brutto freigeben, also 2 Mio. Euro. Schon im März 2026 waren die Vorprojekte und die Gesamtprojektleitung für zusammen 2.093 TEUR vergeben worden. Auf die Kommunalbetriebe entfallen davon rund 40 Prozent, etwa 850 TEUR. Das sind 42,5 Prozent des freigegebenen Rahmens (850 : 2.000). Die übrigen rund 1.150 TEUR (2.000 minus 850) bleiben für alles, was danach kommt. Dazu gehört vor allem die eigentliche Migration, die erst noch ausgeschrieben werden soll. Das Geld fließt also zunächst in Planung und Steuerung, während am laufenden System noch nichts umgestellt ist.
Auch der Zeitplan fällt auf. Bis 1. Oktober 2026 sollen die Grundlagen stehen, nämlich ein neues Hauptbuch und die Geschäftspartner. Die Migration selbst ist für den 1. Oktober 2028 geplant. Das wären 30 Monate nach der Vergabe im März 2026. Es wäre aber auch mindestens neun Monate nach dem Jahr 2027, in dem der Support enden soll. Selbst wenn dieser bis zum 31. Dezember 2027 liefe, würde die Buchhaltung noch bis Oktober 2028 auf dem alten System laufen. Als Gewinn nennt die Vorlage unter anderem, dass künftig nur noch ein Rechnungs-Workflow für Eingangsrechnungen betrieben werden muss. Begleitet wird das Ganze von einem Change Management.
Kritik
Wer eine Umstellung als zwingend bezeichnet, damit der Betrieb sicher und gesetzeskonform bleibt, darf den Umstiegstermin nicht hinter das Supportende legen. Zwei Millionen Euro für ein Projekt, das erst nach der Frist abgeschlossen sein soll, sind eine schlecht getaktete Ausgabe. Die Ausschreibung der Migration und der Zeitplan hätten von Beginn an auf einen Abschluss vor dem Stichtag ausgerichtet werden müssen. Andernfalls drohen Zusatzkosten oder Risiken für den Betrieb, die mit einem rechtzeitigen Start vermeidbar gewesen wären.
V0251/26: Projektgenehmigung SAP S/4HANA Transformation, Ratsinformationssystem der Stadt Ingolstadt, 10. Juni 2026. Zahlen gegen die Vorlage geprüft, gerechnete Werte nachgerechnet. Maßgeblich ist der Stand der Vorlage; spätere Beschlüsse sind nicht berücksichtigt.