Bezahlte Kita-Software bleibt ungenutzt
In Magdeburg ist das Programm für Kita-Abrechnungen bezahlt, wird aber erst 33 Monate nach der Abnahme genutzt, bis dahin gilt weiter Excel
Was ist passiert?
Die Landeshauptstadt verwaltet Kita-Plätze, Anmeldungen und Elternbeiträge mit der Fachsoftware Kivan. Die Verhandlungen mit den Kita-Trägern über Leistungen, Entgelte und Qualität rechnete das Jugendamt bislang in einer Excel-Tabelle, die nach Angaben der Verwaltung an ihre Grenzen gekommen war. Ein neues Finanzierungsmodul sollte das ändern und zugleich die Trägerabrechnung weitgehend automatisieren.
Der Auftrag dafür ging 2021 zusammen mit dem Umstieg auf die neue Version Kivan.NEXT an den Anbieter. Das Projektende war zunächst für September 2021 vorgesehen und wurde danach mehrfach verschoben, zuletzt auf Februar 2025. Als Gründe nennt die Verwaltung Personalwechsel beim Entwickler, technische Probleme und die Pandemie. Ende 2022 übernahm ein Drittunternehmen, Anfang 2024 ging das Projekt zurück an den ursprünglichen Anbieter. Der Umstieg erfolgte schließlich am 2. Juni 2025, 45 Monate nach dem ersten Termin (September 2021 bis Juni 2025).
Das Finanzierungsmodul wurde bereits im Dezember 2024 abgenommen. Die Mittel für Entwicklung, Wartung und Lizenzen der Kita-Software sind laut Verwaltung ausgezahlt. Genutzt wird das Modul aber nicht. Im Jugendamt fehlt das Personal für fachliche Begleitung, Einrichtung und Schulungen. Außerdem enthalten die Auswertungen der Grundsoftware noch Fehler. Sie bilden die Grundlage für die Auszahlungen an die Träger und müssen vorher funktionieren.
Die Einführung soll im III. Quartal 2027 abgeschlossen sein, also rund 33 Monate nach der Abnahme (Dezember 2024 bis September 2027). Bis dahin bleibt die Excel-Lösung, die das Modul ablösen sollte, im Einsatz. Ein Teil der offenen Punkte aus der Abnahme wurde dem Termin des Umstiegs untergeordnet und wird erst im laufenden Betrieb abgearbeitet.
Kritik
Ein Modul abzunehmen und zu bezahlen, das die Verwaltung nach eigener Auskunft nicht einführen kann, ist keine Vorsorge, sondern Geld, das fast drei Jahre lang keinen Nutzen bringt. Dass im Jugendamt das Personal fehlt und die Grundsoftware noch Fehler bei den Auswertungen hat, hätte spätestens bei der Abnahme bekannt sein müssen. Abnahme und Zahlung hätten sich an der Einsatzfähigkeit orientieren müssen. Wer nach einem Projekt mit fünf verschobenen Endterminen weiter zahlt, ohne das Ergebnis nutzen zu können, hat den Hebel aus der Hand gegeben.
I0154/26: Softwaregestützte Digitalisierung der Finanzierung der Kindertagesbetreuung (Finanzierungsmodul) und Aktualisierung der Kita-Software (Kivan - Kivan.NEXT), Ratsinformationssystem der Stadt Magdeburg, 26. Mai 2026. Zahlen gegen die Vorlage geprüft. Maßgeblich ist der Stand der Vorlage; spätere Beschlüsse sind nicht berücksichtigt.