Stuttgart: Akten am Computer fast fünfmal so teuer
Stuttgart will für die Umstellung von Papier- auf Computerakten 16,8 statt 3,6 Mio. Euro ausgeben, obwohl bisher nur ein Viertel verbraucht wurde
Was ist passiert?
Die Stadtverwaltung Stuttgart will ihre Akten künftig elektronisch führen. Ein stadtweites Dokumentenmanagementsystem soll in allen Ämtern und Eigenbetrieben die Papierakte ablösen, von der Personalakte über die Ausländerakte bis zur gewöhnlichen Sachakte. Seit 2021 läuft das Projekt, den Anfang machte ein Pilot mit der elektronischen Personalakte.
Das Ergebnis nach drei Jahren war überschaubar. Im Sommer 2024 ging die elektronische Personalakte in vier Personalbereichen in Betrieb: im Haupt- und Personalamt, im IT-Amt selbst, im Jugendamt und im Tiefbauamt. Dann stellte die Verwaltung fest, dass ihr eigenes IT-Personal weder für den breiten Rollout noch für den laufenden Betrieb ausreicht. Seither geht es vor allem darum, das System mit Hilfe externer Kräfte stabil zum Laufen zu bringen. Von den 3,6 Mio. Euro, die für 2024 und 2025 eingeplant waren, sind deshalb nur rund 872.000 Euro abgeflossen, also etwa ein Viertel.
Ein Grund zur Zurückhaltung ist das für die Verwaltung nicht. Für 2026 sind 8,2 Mio. Euro angesetzt, für 2027 weitere 8,6 Mio. Euro. Zusammen sind das 16,8 Mio. Euro und damit das 4,6-Fache des bisherigen Ansatzes. Ab 2028 sollen dauerhaft rund 9,3 Mio. Euro pro Jahr fließen. Hinzu kommen 12 neue Stellen. Das Geld soll vor allem externe IT-Unterstützung bezahlen. Der Zeitplan klingt zuversichtlich: Die elektronische Ausländerakte soll im Frühjahr 2026 starten, die Personalakte bis Ende 2026 überall laufen, die Sachakte bis Ende 2028 in allen Ämtern.
Ob das Personal dafür zu finden ist, steht auf einem anderen Blatt. Von den 118,8 Stellen, die das Amt zum letzten Doppelhaushalt neu bekam, waren Ende Juni 2025 nur 69,2 besetzt. Rund 50 Stellen waren also unbesetzt. Die Verwaltung nennt Personalengpässe selbst als Grund für verzögerte Projekte. Zugleich bot das Amt für 2026 Einsparungen von 3 Mio. Euro an. Die E-Akte allein soll im selben Jahr 8,2 Mio. Euro kosten, fast das Dreifache.
Kritik
Ein Projekt, das in zwei Jahren nur ein Viertel seines Budgets ausgeben konnte und nach vier Jahren über vier Personalbereiche nicht hinausgekommen ist, erhält nun fast das Fünffache an Geld. Mehr Mittel lösen kein Problem, das nach eigener Darstellung der Stadt vor allem im fehlenden Personal liegt. Statt dauerhaft 9,3 Mio. Euro im Jahr einzuplanen, hätte die Stadt das Geld in Stufen freigeben und an erreichte Rollout-Termine knüpfen sollen. So entsteht eine teure Dauerabhängigkeit von externen Dienstleistern, ohne dass der Erfolg belegt ist.
0683/2025 MV HH: Teilhaushalt 170 - Amt für Digitalisierung, Organisation und IT (DO.IT): Bericht zu Budget und Stellen, Ratsinformationssystem der Stadt Stuttgart, 8. Oktober 2025. Zahlen gegen die Vorlage geprüft, gerechnete Werte nachgerechnet. Maßgeblich ist der Stand der Vorlage; spätere Beschlüsse sind nicht berücksichtigt.