Stuttgart fehlen die Leute für die eigene E-Akte
Stuttgart zahlt einer IT-Firma ohne Ausschreibung bis zu 950.000 Euro, weil eigenes Personal für die elektronische Akte fehlt
Was ist passiert?
Die Landeshauptstadt will ihre Verwaltung auf elektronische Akten umstellen. Ein stadtweites Dokumentenmanagementsystem soll dafür sorgen, dass alle Ämter ihre Vorgänge digital führen. 2020 schrieb die Stadt das System europaweit aus, 2021 erhielt der Hersteller d.velop den Zuschlag. Die Finanzierung des Projekts war für die Jahre 2021 bis 2024 vorgesehen.
Am Ende dieses Zeitraums lief die E-Akte in vier Personalbereichen, als Pilot für die elektronische Personalakte. Dann stellte das städtische Amt für Digitalisierung, Organisation und IT in einer internen Prüfung fest, dass die eigenen IT-Kräfte weder für den stadtweiten Rollout noch für einen stabilen Betrieb ausreichen. Die Software ist also gekauft und installiert, betreiben kann die Stadt sie aus eigener Kraft aber nicht. Externe Hilfe sei deshalb „alternativlos“, heißt es in der Vorlage.
Langfristig soll ein Dienstleister über eine EU-weite Ausschreibung gefunden werden. Bis dahin beschloss der Verwaltungsausschuss am 4. Juni 2025 einen Übergangsauftrag über bis zu 950.000 Euro an die Computacenter AG & Co. oHG, ohne Wettbewerb. Eine „umfassende Markterkundung“ habe ergeben, dass nur diese Firma kurzfristig genug Personal und Erfahrung mit dem Produkt mitbringe. Wie diese Erkundung ablief, verrät die Vorlage nicht.
Allein für 2025 sind 900.000 Euro eingeplant. Nach der Sitzung im Juni blieben vom Jahr noch rund sieben Monate, rechnerisch also gut 128.000 Euro je Monat (900.000 Euro geteilt durch 7) für eine Zwischenlösung. Weitere 50.000 Euro sollen 2026 fließen. Genau davor hatte das mitzeichnende Referat WFB gewarnt: Vor den Beratungen zum Doppelhaushalt 2026/2027 sollten keine Verpflichtungen für diese Jahre eingegangen werden. Der Ausschuss beschloss die Vorlage trotzdem ungeändert.
Kritik
Dass eine Großstadt vier Jahre nach dem Zuschlag bemerkt, dass ihr das Personal für das eigene System fehlt, ist ein Planungsfehler, den nun die Steuerzahler mit einem teuren Eilauftrag ausgleichen. Den Bedarf für Betrieb und Rollout hätte die Stadt schon bei der Ausschreibung 2020 einplanen und den Dienstleister im Wettbewerb suchen müssen. Ein Auftrag von knapp einer Million Euro ohne Ausschreibung schließt günstigere Angebote von vornherein aus. Wer zudem die Warnung aus dem eigenen Haus übergeht und schon Geld für 2026 bindet, nimmt die Haushaltsberatungen vorweg.
0594/2025 BV: Vergabe externer IT-Betrieb und externe IT-Projektunterstützung für die Einführung der stadtweiten E-Akte, Ratsinformationssystem der Stadt Stuttgart, 4. Juni 2025. Zahlen gegen die Vorlage geprüft, gerechnete Werte nachgerechnet. Maßgeblich ist der Stand der Vorlage; spätere Beschlüsse sind nicht berücksichtigt.